みなさんは社内外のビジネス上でのコミュニケーションが上手くいかず、悩んだ経験はありませんか？
「何を聞きたいのか意図が分からない」
「〇〇のことですか？それとも△△についてですか？」
など、直接的に冷たい口調で言われることもあれば、相手が優しい人ならば、「この回答で合っていますか？」と聞かれる、なんて経験は一度はあるはずです。
私自身も「何が言いたいのか分からない」と言われたことやほしい答えをもらえなかったこともあり、一人反省会を開催したことは何度もあります…。
今回はそんなみなさんのためにビジネスでの質問力を上げるヒントを伝授します。
- ビジネスで質問力が活かされる場面
- 質問力を上げる3つのポイント
- 質問力を鍛える5つのステップ
本記事で質問力を上げてスムーズに仕事がデキるビジネスパーソンを目指しましょう！
質問力の高さがビジネスを左右する
質問力の高さはビジネス上でのコミュニケーションを左右すると言っても過言ではありません。
ビジネスの基本はコミュニケーション。相互理解を深め、信頼関係を築き、問題解決を円滑にし、ビジネスチャンスを広げるためには、質の高いコミュニケーションが欠かせないからです。
例えば、ビジネスで質問力が活かされる場面には下記のようなことがあります。
- 社内外のコミュニケーションがスムーズになる
- 相手の本音やニーズを引き出せる
- 問題解決力が向上する
- 知識やスキルの吸収が早くなる
- 相手に「デキる人」と認識されやすくなる
「質問力」はどんな職種や業界でも必要なスキルです。意識的に磨くことで、より良い成果を生み出すことができるでしょう。
「質問力」や「ビジネスコミュニケーション」は書籍も多数出版されています！
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質問力を上げるには【3つのポイント】
ビジネスで質問力を上げるにはいくつかのポイントがあります。
ここでは質問力を上げるために押さえておくべきポイントを3つ紹介します。
- 一番聞きたいことを最初に持ってくる
- 自分が回答する側になって考える
- 自分なりの解決策を想定しておく
それではひとつずつ見ていきましょう。
一番聞きたいことを最初に持ってくる
質問力を上げるには一番はじめに結論ファースト、「一番聞きたいことを最初に持ってくる」ことです。
これは社会人10年経験のある私も百発百中でできないことですし、今でも結論ファーストにした方がいいよ、とアドバイスを頂くことでもあります。
自分は聞きたいことやすべての情報・状況を握っているのですが、相手方からすれば、今から初めて聞く話。
ビジネスではとくに、自分自身が思っている以上に論理的に順序立てて話すことが質問力を上げる、伝える第一歩に繋がります。
自分が回答する側になって考える
自分が回答する側になって考えることは相手の立場を考える上で重要です。
ビジネス上でトラブル時に焦ってしまい、状況説明ばかり先にしてしまうパターン。
助けてほしいのに上手くアドバイスが貰えなかった経験や冷たくあしらわれた場面を見たことがたくさんあります。
質問力を上げるには、こんなときこそ冷静に！でも、言うだけなら簡単ですよね。
でもここは、ぐっとこらえて客観的に「自分が相談された側」でどう回答できるか考えてみると良いでしょう。
相手のことを考えることで一度冷静になれ、いっぱいいっぱいで見えていなかった視野が少し広がります。
そして少しだけでも落ち着くことができ、精神的にも小さな安心感を感じられますよ。
自分なりの解決策を想定しておく
質問力を上げるには、ビジネスで質問や相談をする前に自分なりの解決策も考えてみましょう。
解決策を考えることで足りない部分や分からないことの解像度が上がり、より具体化できるようになります。
そして、自分がどう考えて行動し、どこでつまづいているのかも上司にしっかり伝えることができて、冷たくあしらわれる確率が下がります。
会社の上司から飲み会の帰りに「状況説明だけじゃなくて解決策もセットで言ってくれれば具体的に指示できるのにな」と漏らされたことがあります。
理不尽な上司でない限りは、その人の課題解決のプロセスも見えるので評価も上がりますし、真摯に向き合ってくれることでしょう。
5つのステップで質問力を鍛える方法
ビジネスでの質問力を鍛えるために、ここでは5つのステップに分けて紹介します。
この5つのステップは順番に取り組むことが大切です。
伝える順番を誤ると、同じ内容なのに相手に伝わりにくくなってしまうからです。
最初は機械的になって違和感が出るかも知れません。しかし、徐々に上達していくはずです。
意識しながら質問力を鍛えるようにしていきましょう。
「聞きたいこと」「何に困っているのか」を明確にする
質問力を鍛えるために最初にすべきことは「聞きたいこと」「何に困っているのか」を明確にしましょう。
みなさんは質問やトラブルを抱えているのでここを考えるのはすんなりいくでしょう。
ポイントは相手に尋ねるときに最初に「聞きたいこと」「何に困っているのか」を伝えること。
相手も頭の中が整理しやすくなり、次の状況や詳細が理解しやすくなるため、意識するようにしましょう。
質問をする意図・目的を整理する
質問したいことを明確にできたら次は改めて意図や目的を考えるようにしましょう。
考えておくことで聞きたいことがブレたり、思っていた答えを引き出せずにもやっとして終わるのを防ぐためです。
質問：この原料は◯日までに工場に納品できますか？
目的：納品日によって工場が生産スケジュールの調整が必要なため
目的がはっきりしているとその後の交渉や納期調整、返答によってスケジュール調整がしやすく、理由もその場でしっかりと説明できるはずです。
自分で理解できていないとただの伝言ゲームやどちらかの言いなりになってしまい、双方を困らせてしまいます。
質問の意図や目的を整理して、その後のやり取りを進めやすくしていきましょう。知らずしらずのうちに、相手はあなたのことを「デキる人」と認識し、次も相談したくなる人の候補になります。
なぜ困っているのかを伝える
自分が聞きたいことを明確にした後は、今どのような状況でなぜ困っているのか具体的に伝えるようにしましょう。
自分の状況やなぜ困っているかを詳しく伝えることで、相手が的確に回答しやすくなるからです。
この状況説明を先に持ってくるのはNG。不安や焦りから気持ちが不安定になっている場合は無意識のうちにこの状況説明を先に入れがちです。
聞きたいことや解決したいことを先に伝えた上で自分がなぜ困っているか詳しく伝える、この順番を入れ替えただけで相手の反応は劇的に変化します。
解決のために自分が行動したことを伝える
問題解決のためにまず自分がどのように行動したのかを伝えることは非常に重要です。
理由は、これがないと相手にただ問題を丸投げするだけになってしまうからです。
丸投げする意図はないとしても、相手に「じゃあどうしてほしいの？」や他力本願だと思われてしまう場合もあります。
自分でどうやって解決策を探したのか、自力で調べたことも伝えるようにしましょう。
ここができると、相手に見方についてもらえやすくなり、安心感とスムーズな問題解決に繋がります。
自分の考えや解決策も伝える
自分としてはどうすれば課題やトラブルが解決できると思っているのか、自分なりに考えるクセをつけるようにしましょう。
ここまで考えて質問や相談ができる人とできない人では相手からの回答に大きな差がつきます。
自分の解決策に不備があった場合にも細かく指示や訂正をしてもらいやすくなります。
何より相手も回答しやすくなることでしょう。ビジネスは時間との勝負。問題を長引かせていると社内担当者・取引先にも大きな負の影響が出かねません。
そして、ここまで考えられているビジネスパーソンは少なくとも私の周りには少ないです。
反対に優秀な方に囲まれている環境にいる人はこれが当たり前のようにできている人が多いはず。
周りでトラブルを抱えている人を見かけたら、客観的に自分の中で解決策を探す、など普段から考える習慣をつけてトレーニングするのも良いでしょう。
まとめ：質問力を鍛えて円滑に仕事を進めよう！
「質問力」はビジネスではどんな職種や業界でも必要不可欠な万人のためのスキルです。
ぜひ質問力を鍛えてスムーズなビジネスライフを送りましょう！
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